Software propio

Aikot Service Desk: gestión de tickets y soporte al cliente por email

Plataforma profesional para empresas que necesitan ordenar incidencias y comunicaciones con clientes sin obligarles a entrar en portales complejos ni recordar contraseñas.

Si tu equipo pierde tiempo buscando correos de soporte, hilos duplicados o incidencias sin asignar, necesitas orden inmediato. Empieza sin dudarlo: cuéntanos tu volumen de soporte y te mostramos cómo implantar Aikot Service Desk.

Solicitar demo de Service Desk Ver software

El soporte que tus clientes ya saben usar: su propio correo

Muchas herramientas de soporte obligan a los clientes a registrarse, crear contraseñas y aprender a usar un portal que solo visitan cuando tienen un problema. Aikot Service Desk elimina esa barrera por completo: el cliente sigue usando su correo habitual de siempre, mientras tu equipo gana orden, control y trazabilidad interna.

Cuando un cliente registrado escribe al buzón de soporte, la aplicación genera un ticket de forma automática o asocia el mensaje a la conversación en curso. Cuando el agente responde desde la plataforma, el correo sale por ese mismo buzón con todo el contexto, resolviendo incidencias sin pasos manuales perdidos.

Con tablero Kanban por categorías, roles bien diferenciados entre administrador y agentes, automatismos de cambio de estado, adjuntos seguros fuera de la zona pública y control de horas facturables, Aikot Service Desk aporta una solución robusta y profesional a la operativa diaria.

Perfiles de trabajo

Dos roles claros para operar con orden y privacidad

Cada persona del equipo accede con la visibilidad adecuada, asegurando que los agentes se concentren en su trabajo y la administración mantenga el control total.

Perfil: Administrador

Control total de la operativa, configuración y supervisión del sistema.

Visión completa de todos los tickets, clientes y buzones configurados.
Gestión de usuarios agentes, permisos y modo fantasma para auditoría o soporte.
Configuración de buzón IMAP/SMTP, respuestas automáticas a no registrados y destinatarios.
Administración de categorías del tablero, automatismos y subcategorías de facturación.
Informes globales, exportación a Excel, registro de actividad por IP y papelera general.

Perfil: Agente

Enfoque ágil en la atención y resolución de los tickets asignados.

Acceso exclusivo a sus tickets asignados para evitar distracciones o errores cruzados.
Responder, responder a todos y reenviar mensajes a terceros con contexto automático.
Cambiar de categoría manualmente o mediante arrastrar y soltar en el tablero.
Marcar tickets como facturables y clasificarlos por la subcategoría obligatoria.
Gestión de clientes propios (según permisos asignados) e informes de sus tickets.

Capacidades operativas

Diseñado para el día a día de un equipo de soporte técnico

Aikot Service Desk cubre todas las necesidades reales de gestión de tickets sin añadir complejidad innecesaria ni obligar al cliente a cambiar de hábitos.

Tablero Kanban visual y filtros avanzados

Una columna por cada categoría del flujo de soporte. Arrastra tarjetas entre estados, consulta los últimos mensajes y utiliza filtros compartidos por fechas, cliente, agente, categoría o facturación con vista en lista paginada.

Automatismos inteligentes de flujo

El sistema mueve los tickets automáticamente: al responder al cliente pasa a estado en espera, y cuando el cliente contesta vuelve a ponerse en curso. Si entra un mensaje sobre un ticket cerrado, se reabre solo.

Gestión de respuestas y estados de envío

Acciones para Responder, Responder a todos y Reenviar a terceros sin alterar la categoría. Control total del ciclo de salida del correo: en cola, enviado, fallido con reintento asistido o sin confirmar.

Adjuntos seguros y sanitización de correo

Los adjuntos se almacenan fuera de la raíz pública y se descargan únicamente con permiso desde el ticket. El HTML del correo se limpia para bloquear scripts y no cargar imágenes ni recursos externos sospechosos.

Fichas de clientes e importación masiva

Asocia múltiples direcciones de email a un único cliente con CIF/NIF, dirección fiscal, notas internas y responsable por defecto. Admite importación masiva desde plantillas CSV, XLSX o XLS de hasta 5 MB.

Control de facturación y exportación a Excel

Identifica claramente las horas e incidencias facturables con subcategorías obligatorias. Consulta informes de rendimiento mensual y genera archivos .xlsx limpios y protegidos contra inyección de fórmulas.

Buzón de correo real

Integración IMAP / SMTP directa con tu cuenta de correo

Aikot Service Desk no es un buzón simulado. Se conecta a tu servidor de correo corporativo mediante protocolos estándar seguros, permitiendo comprobar la conexión en tiempo real y garantizando que las respuestas salgan desde tu dirección oficial.

Incluye respuesta automática configurable para remitentes no registrados con historial de envíos y protección estricta para no responder a listas de correo, alertas automáticas ni rebotes.

Sincronización IMAP y SMTP independiente

Comprobación separada de entrada y salida con diagnóstico detallado de conexión.

Protección de identidad UID IMAP

Detección de cambios de buzón para prevenir reimportaciones accidentales del histórico.

Control transparente del ciclo de envío

Seguimiento de mensajes en cola, enviados, fallidos con reintento asistido y comprobación en carpeta de salida.

Modo fantasma para administradores

Permite visualizar la aplicación tal y como la ve un agente específico para soporte interno o formación, bloqueando cambios sensibles y registrando la autoría real.

Papelera segura sin borrado definitivo

Nada se destruye por error. Si un cliente activo escribe a un ticket que estaba en la papelera, el sistema lo restaura de forma automática.

Adjuntos protegidos y HTML limpio

Los archivos adjuntos se custodian fuera de la carpeta pública web y el contenido HTML del correo se sanea bloqueando imágenes y scripts externos.

Seguridad y auditoría

Tranquilidad para los datos y la trazabilidad de la empresa

Toda acción relevante queda registrada en el registro de actividad con usuario, fecha, hora y dirección IP. La información de tus clientes y tickets permanece bajo tu control y protegida contra manipulaciones o pérdidas accidentales.

Solicitar demostración de Service Desk Ver todo el software

Preguntas frecuentes

Dudas habituales sobre Aikot Service Desk

¿Por qué el cliente no necesita registrarse ni tener contraseña?

Porque el sistema convierte directamente sus correos electrónicos entrantes en tickets y asocia las respuestas del equipo a ese mismo hilo de email. El cliente experimenta una atención ágil y profesional desde su buzón habitual, sin la fricción de recordar accesos ni entrar a portales externos.

¿Cómo se conecta con nuestro servidor de correo actual?

Se conecta mediante estándares IMAP (entrada) y SMTP (salida) sobre tu cuenta de soporte real. Cuenta con comprobador independiente de conexión, sincronización segura, protección ante cambios de UID IMAP y filtro con respuesta configurable para remitentes no registrados.

¿Qué ocurre si un cliente responde a un ticket que ya estaba cerrado o en la papelera?

Si el cliente vuelve a escribir sobre un ticket cerrado, el automatismo de entrada lo reabre automáticamente en la categoría de trabajo correspondiente. Si el ticket estaba en la papelera, se restaura por sí solo para no perder la petición.

¿Qué es el "Modo Fantasma" para administradores?

Es una funcionalidad que permite a un administrador navegar por la aplicación viendo exactamente lo mismo que ve un agente específico (sus tickets, permisos y vista). Resulta ideal para soporte interno, formación o auditorías sin necesidad de modificar credenciales.

¿Cómo ayuda a la facturación de servicios técnicos o soporte?

Al marcar un ticket como facturable, el sistema exige indicar la subcategoría correspondiente (ej. horas extraordinarias, desplazamiento, soporte técnico). Luego, los informes y la exportación a Excel permiten conciliar con exactitud lo facturado.

Pedir informacion

Pon orden en tu buzón de soporte antes de que se pierdan incidencias o clientes

Gestionar soporte técnico directamente en un cliente de correo tradicional genera descontrol, falta de tiempos de respuesta claros y dificultad para facturar las horas reales. Con Aikot Service Desk ganas trazabilidad total sin obligar a tus clientes a cambiar su forma de escribirte.

Conectamos tu buzón IMAP/SMTP actual sin alterar tus servidores de correo.
Configuramos tus categorías, automatismos de respuesta y subcategorías de facturación.
Formamos a tus agentes y administradores para trabajar con el tablero Kanban desde el primer día.

Consultar implantación de Service Desk Ver software a medida