Del experimento a la acción: claves del 4º Congreso de IA de Andalucía para las empresas

La inteligencia artificial está entrando en una nueva etapa. Ya no se trata únicamente de utilizar herramientas como ChatGPT para generar textos, responder preguntas o analizar documentos. El verdadero cambio está en su capacidad para integrarse en las empresas, ejecutar tareas, conectar aplicaciones y automatizar procesos que hasta ahora requerían una intervención humana constante.

En Aeforma hemos asistido al 4º Congreso de Inteligencia Artificial de Andalucía, celebrado en Granada, con actividades en el Palacio de Congresos y el Auditorio Manuel de Falla. Un encuentro que ha reunido a representantes institucionales, investigadores, especialistas tecnológicos y empresas para abordar los avances de la inteligencia artificial y, especialmente, sus aplicaciones reales.

Durante las diferentes ponencias y mesas de debate hemos podido conocer cómo está evolucionando el sector y qué tecnologías empiezan a adquirir protagonismo en la transformación digital de las organizaciones.

De todas las cuestiones abordadas, hay una conclusión que consideramos especialmente importante: el futuro de la inteligencia artificial empresarial no consiste simplemente en utilizar más herramientas, sino en conseguir que trabajen de forma coordinada con los sistemas y las personas de cada organización.

Estas son algunas de las principales tendencias que destacamos del congreso y su posible aplicación al día a día de las empresas.

1. De hablar con la inteligencia artificial a conseguir que realice el trabajo

Uno de los conceptos protagonistas del encuentro ha sido la denominada IA agéntica, una evolución de la inteligencia artificial generativa que permite desarrollar agentes capaces de realizar acciones, utilizar herramientas y ejecutar procesos.

Hasta ahora, muchas empresas han comenzado a familiarizarse con la IA mediante asistentes conversacionales. Se les plantea una pregunta, se solicita un documento o se pide analizar una información y el sistema devuelve una respuesta.

Los agentes de IA permiten avanzar hacia un modelo diferente.

Un ejemplo práctico: la gestión automática de presupuestos

Imaginemos una empresa que recibe una solicitud de presupuesto por correo electrónico. En lugar de limitarse a resumir el mensaje, un agente inteligente podría:

• Identificar al cliente y comprobar sus datos en el CRM.
• Interpretar el servicio solicitado.
• Consultar información de productos, tarifas o disponibilidad.
• Preparar una propuesta económica.
• Registrar la oportunidad comercial.
• Dejar el presupuesto pendiente de revisión y aprobación.

Todo ello conectando las aplicaciones que la empresa ya utiliza, como su CRM, ERP, correo electrónico o sistema de gestión.

Esta evolución representa una oportunidad importante para las pymes, porque permite automatizar tareas administrativas y comerciales sin necesidad de sustituir todos sus programas de gestión.

La clave no está en que la IA responda mejor, sino en que pueda colaborar en la ejecución del trabajo.

2. Automatizar documentos, facturas y tareas administrativas

Otro de los grandes temas del congreso ha sido la hiperautomatización, especialmente mediante la combinación de inteligencia artificial y automatización robótica de procesos, conocida como RPA.

Durante años, muchas empresas han utilizado automatizaciones para realizar operaciones repetitivas: trasladar información entre aplicaciones, actualizar registros o generar documentos.

El problema aparecía cuando la información no llegaba perfectamente estructurada.

Una factura en PDF, un correo electrónico redactado libremente, un parte de trabajo o una solicitud enviada por un cliente podían requerir que una persona leyera los datos y los introdujera manualmente en el sistema correspondiente.

La inteligencia artificial está cambiando esta situación.

Actualmente es posible diseñar soluciones que interpreten documentos, extraigan información, comprueben determinados datos y los incorporen a los programas empresariales.

¿Dónde puede aplicarse esta automatización?

En una empresa de servicios, por ejemplo, se podría automatizar buena parte del tratamiento de los partes de trabajo que envían los técnicos.

El sistema podría interpretar el documento, identificar los materiales utilizados, relacionarlo con el cliente correspondiente y preparar la información necesaria para la facturación.

Lo mismo ocurre con las facturas de proveedores, solicitudes comerciales, expedientes, albaranes o documentación interna.

Entre sus posibles beneficios encontramos:

• Ahorro de tiempo: reducción de tareas de lectura, clasificación e introducción manual de información.
• Menos errores: disminución de las equivocaciones derivadas de transcribir datos entre aplicaciones.
• Mayor rapidez: procesamiento más ágil de solicitudes y documentación.
• Mejor aprovechamiento del personal: más tiempo disponible para tareas que necesitan experiencia y criterio profesional.

El objetivo no es eliminar indiscriminadamente la intervención humana, sino reservarla para las decisiones que realmente necesitan supervisión.

3. La seguridad y el control humano son imprescindibles

La incorporación de agentes inteligentes también plantea nuevos desafíos.

Cuando una inteligencia artificial se limita a generar una respuesta, sus posibles errores suelen tener un alcance relativamente controlado. Sin embargo, cuando puede acceder a bases de datos, modificar registros o ejecutar operaciones, es necesario establecer medidas de seguridad adicionales.

Esta cuestión tuvo una presencia destacada durante el congreso.

Entre los conceptos abordados encontramos la seguridad de los agentes, la protección frente a instrucciones maliciosas, la gestión de permisos y la supervisión humana.

Tres principios para una automatización empresarial segura

• Permisos limitados: cada agente debe tener acceso únicamente a la información y las funciones necesarias para realizar su trabajo.
• Supervisión de decisiones importantes: determinadas operaciones, como aprobar pagos, modificar información sensible o aceptar compromisos contractuales, deben incorporar controles y autorizaciones humanas.
• Registro de las operaciones: es importante conocer qué acciones ha realizado un sistema, cuándo las ha ejecutado y con qué información ha trabajado.

También resulta esencial proteger los sistemas frente a ataques como la prompt injection, mediante los que un contenido malicioso intenta alterar el comportamiento previsto de un agente.

En Aeforma consideramos que una automatización empresarial debe diseñarse desde el principio teniendo en cuenta estas cuestiones.

No basta con conseguir que un proceso funcione. También debe ser seguro, verificable y mantenerse bajo el control de la organización.

4. Los datos de la empresa deben seguir siendo de la empresa

Otro de los asuntos relevantes ha sido la soberanía tecnológica y la protección de la información.

Muchas organizaciones manejan datos de clientes, presupuestos, documentación contractual, información financiera o conocimientos internos que no pueden compartirse sin las debidas garantías.

Durante el congreso se expusieron iniciativas de infraestructuras propias y entornos controlados, entre ellas experiencias como JuntaGPT, orientadas a facilitar el uso de inteligencia artificial en organizaciones públicas.

Estas iniciativas reflejan una preocupación creciente: cómo aprovechar las capacidades de los modelos de IA sin perder el control sobre los datos corporativos.

Para las empresas, esto significa estudiar cuidadosamente dónde se procesa la información, qué proveedores intervienen, qué permisos se conceden y cómo se garantiza el cumplimiento de la normativa aplicable.

También se abordaron tecnologías destinadas a facilitar la verificación de requisitos regulatorios, incluyendo iniciativas relacionadas con el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial (AI Act), el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la directiva NIS2 sobre ciberseguridad.

La conclusión es clara: la privacidad y la seguridad no deben añadirse al final de un proyecto de automatización. Deben formar parte de su diseño desde el primer momento.

5. El verdadero desafío es identificar qué merece la pena automatizar

Más allá de las novedades tecnológicas, hay una cuestión especialmente importante para las pequeñas y medianas empresas.

¿Por dónde empezar?

No todas las tareas necesitan inteligencia artificial. Tampoco todos los procesos deben automatizarse completamente.

En muchos casos, una integración sencilla entre dos aplicaciones puede resolver un problema de forma más económica y fiable que un sistema complejo de agentes inteligentes.

Por eso, antes de implantar cualquier solución, conviene analizar cómo trabaja realmente la empresa.

Preguntas que toda empresa debería plantearse

• ¿Qué tareas se repiten diariamente?
• ¿Cuánto tiempo dedica el personal a realizarlas?
• ¿Qué información se introduce varias veces en diferentes aplicaciones?
• ¿Dónde se producen errores, retrasos o pérdidas de información?
• ¿Qué operaciones podrían automatizarse parcialmente?
• ¿Cuánto costaría implantar la solución y qué ahorro real produciría?

Este análisis permite establecer prioridades y calcular el retorno de la inversión (ROI).

Un ejemplo de ahorro de tiempo mediante inteligencia artificial

Supongamos que una empresa dedica 40 horas mensuales a gestionar manualmente solicitudes, documentos o comunicaciones.

Si una automatización reduce ese trabajo a 10 horas mensuales, la empresa podría liberar:

• 30 horas de trabajo al mes.
• 360 horas de trabajo al año.

Ese tiempo podría destinarse a mejorar la atención al cliente, incrementar la actividad comercial o realizar otras tareas de mayor valor.

Naturalmente, las horas liberadas no equivalen automáticamente a un ahorro económico directo. Para calcular la rentabilidad es necesario considerar los costes de implantación, mantenimiento, supervisión y el aprovechamiento efectivo de la capacidad recuperada.

La automatización debe medirse por los resultados que aporta al negocio, no por la complejidad de la tecnología utilizada.

6. ¿Qué significa todo esto para las pymes españolas?

Una de las reflexiones que nos llevamos del Congreso de IA de Andalucía es que estas tecnologías no deben contemplarse como soluciones reservadas exclusivamente a grandes corporaciones.

Una pequeña empresa también puede beneficiarse de agentes inteligentes, automatizaciones e integraciones entre aplicaciones.

Aplicaciones reales según el tipo de empresa

• Empresas de mantenimiento: automatización de la recepción de avisos, clasificación de incidencias y preparación de partes de servicio.
• Empresas comerciales: integración de consultas recibidas por correo o formularios con el CRM, preparación de respuestas y seguimiento de oportunidades.
• Empresas de servicios técnicos: extracción de información de fotografías, albaranes y documentos para reducir el trabajo administrativo.
• Asociaciones empresariales: asistentes inteligentes que consulten documentación interna y ayuden a gestionar solicitudes de los asociados.
• Empresas con atención telefónica frecuente: asistentes de voz que recojan información, clasifiquen llamadas y preparen las actuaciones posteriores.

Estas aplicaciones ya no deben analizarse únicamente desde la perspectiva de si son técnicamente posibles, sino desde su utilidad, coste, fiabilidad y facilidad de integración.

Además, los nuevos sistemas permiten aprovechar la información que las empresas ya poseen y conectar herramientas que anteriormente funcionaban de manera independiente.

7. Nuestra visión desde Aeforma: menos demostraciones y más resultados

Nuestra asistencia al 4º Congreso de Inteligencia Artificial de Andalucía refuerza una línea de trabajo que consideramos esencial: la inteligencia artificial debe adaptarse a los procesos de las empresas, y no obligar a las empresas a reorganizarse alrededor de una herramienta.

En Aeforma trabajamos precisamente en esa dirección, combinando consultoría tecnológica, desarrollo de soluciones a medida, inteligencia artificial e integración de aplicaciones empresariales.

Nuestro enfoque parte de conocer cómo funciona cada organización y detectar las oportunidades donde la tecnología puede aportar una mejora tangible.

¿Cómo ayudamos a las empresas a incorporar inteligencia artificial?

• Análisis y optimización de procesos empresariales: estudiamos los procedimientos existentes para identificar tareas repetitivas, cuellos de botella y oportunidades de mejora.
• Desarrollo e integración de soluciones de IA: diseñamos asistentes, agentes inteligentes y automatizaciones que pueden conectarse con CRM, ERP, bases de datos y otras herramientas de gestión.
• Automatización documental y administrativa: aplicamos tecnologías de procesamiento de documentos e integración de datos para reducir operaciones manuales.
• Seguridad, control y supervisión: incorporamos medidas de protección, permisos y validación humana adaptadas al nivel de riesgo de cada proceso.
• Evaluación del impacto económico: analizamos tiempos, costes y resultados para valorar si una automatización es viable y rentable.

Y, especialmente, acompañamos a las empresas durante el proceso de implantación, porque el verdadero valor de estas tecnologías aparece cuando se incorporan correctamente al trabajo diario.

Este enfoque también forma parte de nuestro trabajo de preparación de empresas para agentes de inteligencia artificial, orientado a facilitar la integración de nuevos sistemas inteligentes en los procesos y herramientas corporativas.

Conclusión: la próxima etapa de la IA se desarrolla dentro de las empresas

El 4º Congreso de Inteligencia Artificial de Andalucía nos deja una conclusión importante: estamos avanzando desde una etapa centrada en experimentar con herramientas hacia otra en la que la inteligencia artificial comienza a integrarse de manera efectiva en los procesos de negocio.

Los agentes inteligentes, la hiperautomatización, el procesamiento documental y las nuevas arquitecturas de integración ofrecen oportunidades significativas.

Pero la tecnología, por sí sola, no garantiza mejores resultados.

Hace falta comprender los procesos, establecer objetivos, proteger la información y medir el impacto de cada implantación.

En Aeforma creemos que la verdadera transformación digital no consiste en utilizar inteligencia artificial por estar de moda, sino en aplicarla allí donde pueda ahorrar tiempo, reducir errores, mejorar el servicio y hacer que las empresas sean más competitivas.

Y esa es precisamente la dirección en la que seguiremos trabajando.

¿Quieres saber qué procesos de tu empresa podrían automatizarse mediante inteligencia artificial?

En Aeforma podemos ayudarte a identificar oportunidades, estudiar su viabilidad y desarrollar soluciones adaptadas a tu actividad y a las herramientas que ya utilizas.